Заполнение оборудования в подразделении#

Подробнее

Для того чтобы избежать дублирования, вызванного занесением данных оборудования (марка, модель, наименование производителя) различным образом (сокращения, опечатки), в RIMS существует общий справочник оборудования. Он представляет собой справочник всех возможных моделей оборудования общий для всех подразделений СПбГУ. Запись в общем справочнике оборудования содержит только информацию о марке, модели, производителе, стране происхождения и не предназначены для инвентарного учета.

Внимание

Как первоначальное заполнение, так и последующее внесение необходимых позиций в общий справочник осуществляется администратором RIMS после проверки данных.

Учёт инвентарных единиц оборудования осуществляется в разделе Организация → каталог оборудования подразделения.

Совет

Если вы являетесь руководителем сразу нескольких подразделений, то для работы с оборудованием конкретного подразделения можно воспользоваться переключателем подразделений.

Доступные возможности:

Добавление оборудования в каталог
Фильтрация / поиск оборудования по наименованию, количеству образцов, возможности самостоятельной работы, возможности работы в выходные дни без участия оператора, типу, назначению
Сортировка оборудования по наименованию
Просмотр карточки оборудования
Включение / отключение оборудования (возможность указать дополнительный статус, например ремонт или техническое обслуживание)
Внесение периода неработоспособности
Вывод оборудования из эксплуатации

Добавление оборудования в каталог#

Находясь в каталоге оборудования нажмите кнопку добавить, откроется форма добавления.

Подробнее

Предлагаемые к заполнению поля с информацией сгруппированы в несколько вкладок. Заполнять вкладки можно в любой последовательности, а кнопку ДОБАВИТЬ необходимо нажать только после заполнения всех необходимых полей на всех вкладках.

Рассмотрим некоторые поля формы более подробно:

Тип оборудования

В системе представлены следующие типы оборудования:

Одиночное оборудование

Основной тип оборудования в RIMS. Предназначен для любого прибора или значимой его части.

Комплекс из нескольких

Предназначен для объединения нескольких различных единиц оборудования в одну логическую.

Добавление одиночного оборудования#

Вкладка "Основная информация"

Оборудование из справочника

Позиция в общем справочнике оборудования, которая определяет наименование, марку, модель, наименование производителя и страну происхождения (поля влияющие на аналитику) данной инвентарной единицы.

Отображаемое название

Наименование удобное для использования в данном конкретном подразделении. Не влияет на аналитику, может совпадать с наименованием в общем каталоге оборудования. Для быстрого заполнения данного поля, аналогично с позицией в общем каталоге, воспользуйтесь иконкой в правой части поля.

Назначение оборудования

По функционалу приборы могут быть разделены на группы. Предустановленные категории:

основное

оборудование, непосредственно на котором выполняются работы.

дополнительное

вспомогательные приборы.

учебное

приборы, на которых работы ведутся только в рамках образовательного процесса

Список групп является вариативным и задается администратором системы.

Возможность работы с несколькими образцами одновременно

Определяет возможность обрабатывать несколько образцов по разным исследованиям, одновременно, а также их количество. Если задать, то при заполнении отчета по исследованию появится возможность выбрать является ли данная загрузка прибора новой или уже существующая в другом исследовании.

Уникальный прибор

Метка для учета в аналитике.

Публиковать оборудование для ЦКП

Метка для учета в аналитике.

Публиковать оборудование для внешних источников (на других сайтах)

Позволяет загружать информацию о приборе через API, для публикации на внешних ресурсах. Влияет на данные во вкладке "Дополнительная информация".

Необходима постановка на учет во ФСТЭК

Метка для учета в аналитике.

Обращение во ФСТЭК

файл обращения во ФСТЭК

Заключение ФСТЭК

файл заключения, полученный от ФСТЭК

Рекомендации ФСТЭК

Дополнительные информация, которая может быть получена от ФСТЭК и заполнена здесь

Основное фото оборудования

Используется при выгрузке информации из RIMS во внешние источники (например веб-сайт подразделения), с целью упростить поддержание списка оборудования подразделения в актуальном состоянии путем редактирования в одном месте и последующей синхронизацией данных через API.

Структурное подразделение

Определяет структурную принадлежность добавляемого оборудования.

Адрес размещения

Адрес выбирается из ранее заданных адресов подразделения

Площадь помещения, м2

Площадь оборудования, м2

Ключевые слова/фразы

Вкладка "Учетная информация"

Подробнее

Данную информацию можно получить в системах первичного учета данных бухгалтерской информации.

Кнопка Получить данные из внешнего источника доступна только если в RIMS включены и настроены интеграции с внешними ИС - источниками данных по бухгалтерскому и инвентарному учету.

Заполняется данными бухгалтерского и инвентарного учета. Необходима для корректного расчета себестоимости исследования.

Вкладка "Расходные материалы"

Позволяет задать расходные материалы используемые оборудованием для автоматического учета при заполнении отчета по исследованию и расчета стоимости услуг.

Для привязки расходных материалов к оборудованию, сначала необходимо добавить их в каталог.

Вкладка "Дополнительная информация"

Содержит поля с описательной информацией об оборудовании для выгрузки на внешние источники.

После того как все необходимые поля будут заполнены, нажмите кнопку ДОБАВИТЬ.

После добавления оборудования будет произведен переход в карточку добавленного оборудования.

В карточке нового оборудования появятся дополнительные вкладки, на части из которых необходимо произвести дополнительную настройку добавленного оборудования.

Вкладка "Режим работы"

Общий режим не имеет срока окончания, пока не будет заменен новым режимом. Плановый может быть добавлен только в пределах общего режима, то есть не раньше даты его начала. Периоды работы не могут пересекаться. Редактировать ошибочно внесенный период нельзя, но можно его удалить если он еще не наступил.

Возможность самостоятельной работы

Определяет возможность самостоятельной работы на оборудовании заказчиком исследования, а также предоставляет возможность самостоятельного заполнения им отчетов по использованию оборудования в заявке на исследования (при наличии соответствующих разрешений).

Возможность работы в выходные дни без участия оператора

Определяет возможность работы оборудования без участия оператора в выходные дни, при наличии соответствующего доступа к оборудованию

Общий режим работы

Определяет стоимость приборочаса. Используется для расчета стоимости услуг и затрат по проекту. Необходимо задать данный режим, иначе использование прибора для отчетности будет невозможно. Для добавления общего режима нажмите на кнопку добавить, откроется модальное окно, в котором необходимо заполнить:

Дату начала действия общего режима
Выбрать один из трех типов общего режима
- Предустановленный режим - самые частые режимы работы. Для 5 дневных режимов, рабочие дни будут указаны с понедельника по пятницу.
- Режим по дням недели. Используется если предустановленные режимы не подходят. Например, нужно указать субботу рабочим днем или разное количество рабочих часов в разные дни.
- Кол-во часов за год. Указание суммы рабочих часов за год, если отсутствует регулярный режим работы.
Использовать для расчета (методика для расчета стоимости исследования)
- Размер амортизации. Расчет стоимости за час для прибора будет считаться от его величины амортизации.
- Стоимость приборочаса. Расчет стоимости за час для прибора будет считаться исходя из заданного общего режима работы.
Возможность самостоятельной работы. Переопределяет глобальную настройку при создании общего режима работы.
Возможность работы в выходные дни без участия оператора. Переопределяет глобальную настройку при создании общего режима работы.
Подтверждающий документ. Документ, подтверждающий режим работы. Данный пункт может быть как обязательным так и опциональным, зависит от глобальных настроек системы.

Плановый режим работы

Определяется рабочим расписанием. Например, различное расписание в учебный и неучебный периоды. Совместно с фактической загрузкой, заполняемой через отчеты о проделанной работе, определяет процент загруженности оборудования. Процент загруженности оборудования используется в аналитике и отчетности в контролирующие органы.

Дату начала действия планового режима
Дата окончания действия планового режима
Выбрать один из трех типов планового режима
- Предустановленный режим - самые частые режимы работы. Для 5 дневных режимов, рабочие дни будут указаны с понедельника по пятницу.
- Режим по дням недели. Используется если предустановленные режимы не подходят. Например, нужно указать субботу рабочим днем или разное количество рабочих часов в разные дни.
- Кол-во часов за год. Указание суммы рабочих часов за год, если отсутствует регулярный режим работы.
Подтверждающий документ. Документ, подтверждающий режим работы. Данный пункт может быть как обязательным так и опциональным, зависит от глобальных настроек системы.

Вкладка "Загрузка оборудования"

Данная вкладка позволяет посмотреть статистику загрузки устройства. Для нового устройства данные будут пустыми.

Представлены ключевые метрики работы устройства в виде блоков:

Проекты - перечень и количество проектов, в которых использовалось устройство, а также время использования.
Исследования - перечень и количество исследований, в которых использовалось устройство, а также время использования.
Отработано - суммарное время работы
Шаблоны заявок - в каких шаблонах используется данное устройство
График загрузки оборудования
Название графика
Период отображения
Оси графика
- Ось X (горизонтальная): календарные даты.
- Ось Y (вертикальная): уровень загрузки в часах.
Цветовая кодировка:
- Оранжевый: плановая загрузка.
- Зелёный: фактическая загрузка.
Особенности графика
- Столбцы показывают совпадение/расхождение между плановой и фактической загрузкой.
- Высокая плотность столбцов указывает на интенсивное использование устройства.

Вкладка "Файлы/идентификаторы"

Предназначена для:

загрузки, хранения и удобного доступа к различной документации по оборудованию
задания различных идентификаторов для сопоставления с другими ИС
добавления классификаторов и их значений

Вкладка "Компетенции"

В данном разделе отображаются сотрудники, имеющие подтвержденные компетенции по работе с данным оборудованием. Можно увидеть как сотрудников своего подразделения, так и сотрудников других подразделений с аналогичными компетенциями.

Добавление комплекса#

Комплекс это логическое объединение нескольких одиночных приборов. Поэтому, прежде чем создавать комплекс, занесите в каталог его составные части. Одно оборудование может быть использовано в нескольких комплексах.

Основное отличие при создании, это новая вкладка "Состав комплекса" и изменение формы во вкладке "Учетная информация", так как эти данные берутся из составных частей комплекса.

Возможность использования комплекса в отчетах зависит от: режима работы комплекса, периода неработоспособности комплекса, периода неработоспособности оборудования в составе комплекса. Если одна из составляющих единиц была отключена на период проведения работ, ее нельзя будет выбрать в составе комплекса для заполнения отчёта. Это не влияет на доступность комплекса в целом.

Вкладка "Состав комплекса"

Выберите и добавьте все необходимые составные части комплекса.

Для вывода полного списка доступного оборудования введите в поле поиска три пробела.

Вкладка "Учетная информация"

Для комплексного оборудования не требует заполнения. Отображает сводную информацию по составу комплекса.

Управление оборудованием#

Просмотр карточки оборудования#

Перейдите в раздел Организация → каталог оборудования подразделения и нажмите либо кнопку подробнее в меню управления необходимым оборудованием, либо на наименование оборудования.

Как узнать id оборудования

ID оборудования отображается в шапке карточки оборудования, как под текущим статусом, так и под названием оборудования в Организация → каталог оборудования подразделения.

Редактирование оборудования#

В карточке оборудования часть полей помечена иконкой . Только такие поля доступны для редактирования. Для начала редактирования нажмите на данную иконку, откроется модальное окно, в котором можно поменять значение поля. После изменения данных нажмите на кнопку СОХРАНИТЬ.

Изменение возможностей работы#

Возможность самостоятельной работы - позволяет переопределить установленную при задании общего режима настройку.

Возможность работы в выходные дни без участия оператора - позволяет переопределить установленную при задании общего режима настройку.

Изменение режима работы#

Редактирование общего и планового режимов не предусмотрено.

Для общего режима возможно задать новый режим с указанной даты. Предыдущий режим будет действовать до момента начала действия нового.
Для нового планового режима задается дата начала его действия и дата окончания действия.

Про добавление режимов можно подробнее ознакомиться тут.

Изменение режима работы комплекса#

Добавление режимов работы для комплекса не отличается от одиночного оборудования. Режим влияет только на возможность заполнения отчетов о работе в рамках комлекса и не влияет на доступность в отчетах одиночного оборудования из состава комплекса. Режим комплекса не влияет на режимы работы составляющих его частей.

Включение/отключение оборудования#

Оборудование всегда создается в выключенном состоянии. Чтобы оборудование можно было использовать, его необходимо включить.

Перейдите в раздел Организация → каталог оборудования подразделения. Выберите необходимое оборудования из списка и перейдите в его карточку. На вкладке Основная информация нажмите кнопку Вкл/Выкл и заполните необходимые поля в открывшемся модальном окне.

В форме будет указано новое состояние для оборудования. При необходимости можно указать дополнительный статус, например в ремонте.

Обязательно нужно указать наименование документа, на основании которого изменяется состояние оборудования (например: для нового оборудования это может быть акт ввода в эксплуатацию), дату изменения состояния и приложить скан документа обоснования.

Поле "Комментарий" заполняется при необходимости.

После того как все необходимые поля будут заполнены нажмите кнопку СОХРАНИТЬ.

Включение/отключение комплекса#

Так как комплекс является логической единицей, изменения статуса производятся для каждой составляющей в отдельности, как и с одиночным оборудованием. Для удобства, в карточке комплекса, на вкладке "Состав комплекса" можно перейти в необходимую единицу.

Внесение периода неработоспособности#

Период неработоспособности вносится в любой период, кроме:

Не раньше даты ввода прибора в эксплуатацию.
Не может пересекаться с уже внесенными периодами отключения прибора (или другими периодами неработоспособности).
Не может пересекаться с уже внесенными датами в отчете по заявке на исследование.
Не выходит за пределы заданного общего режима работы.

Для комплекса период вносится аналогично одиночному оборудованию. Это значит, что работы не могли производиться в рамках комплекса, как логической единицы и не влияет на доступность в отчетах одиночного оборудования из состава комплекса.

Для внесения периода в карточке прибора нажмите кнопку добавить период неработоспособности.

Форма внесения периода неработоспособности

Выберите даты и приложите акты, с указанием их наименования, на основании которых прибор выводился из эксплуатации. Даты, в которых уже был заполнен период отключения, отображаются в календаре серым цветом и недоступны для выбора.

Нажмите СОХРАНИТЬ. Если в указанном диапазоне дат есть противоречащие данные, будет выведено окно с ошибкой и указанием причины.

Внесенные данные отобразятся в блоке История изменения состояния оборудования.

Вывод оборудования из эксплуатации#

Важно

Данная операция необратима.

Для выключенного оборудования доступна возможность вывода из эксплуатации. В карточке нажмите кнопку Вывод из эксплуатации и заполните требуемые поля (дата вывода из эксплуатации, наименование документа о выводе из эксплуатации, файл документа, комментарий). После вывода нажмите для подтверждения на ВЫВЕСТИ ИЗ ЭКСПЛУАТАЦИИ.

После вывода, оборудование будет доступно в списке каталога только для просмотра, с отметкой "(выведено из эксплуатации)" в названии.

Его можно продолжать использовать для заполнения отчетов в период до его выключения и последующего вывода из эксплуатации.