Заполнение отчета по исследованию#
Внимание
Возможность заполнить отчет доступна для заявок начиная со статуса "В работе". Если шаблон заявки требует наличия образцов, то с момента фиксации факта передачи образцов.
Совет
При необходимости, отчет по заявке может заполнять любой сотрудник подразделения имеющий доступ к шаблону по которому была создана заявка.
Чтобы заполнить отчет по заявке:
-
В списке заявок по проекту нажмите Заполнить отчет.
-
В карточке заявки, в меню исследования выберите Отчет по заявке → Заполнить отчет.
Откроется форма заполнения отчета, информация в которой сгруппирована в несколько вкладок: приборное время, расходные материалы, рабочее время, результаты исследования.
Важно
RIMS не регламентирует когда именно сотруднику следует заполнять отчет о проделанной работе. При переводе заявки в статус "Работы завершены" возможность заполнить отчет сохраняется еще на 2 недели, однако новые файлы загрузить уже нельзя.
Также предполагается, что до момента создания заявки никакие работы по ней проводиться не могли, поэтому нельзя вносить в отчет работы на дату раньше создания заявки.
Рассмотрим каждую вкладку подробнее.
Вкладка "Приборное время"#
На этой вкладке заполняется оборудование использованное в процессе исследования и затраченное этим оборудованием приборное время.
Удаленные данные, в целях прослеживания истории изменений, отображаются перечеркнутыми.
Подробнее
Время, с момента создания записи с данными, в течение которого эту запись возможно удалить, ограничено и задаётся администратором системы RIMS в настройках.
Наименование прибора
- Выбирается из каталога оборудования подразделения
Дата
Затраченное время
- Время работы прибора. Суммарное время работы данного оборудования по всем заявкам на данную дату не может превышать время работы прибора определяемое графиком работы, которое задается в настройках данного оборудования. Остаток неиспользованного времени указан в подсказке к полю.
Если оборудование из состава комплекса ранее использовалось в отчетах как одиночный прибор, это время так же учитывается. Система не даст превысить 24 часа\сутки даже в составе комплекса.
- Выберите части комплекса участвующие в работе.
При добавлении оборудования типа "комплекс" необходимо указать какие части комплекса были использованы в данном исследовании. Указанное затраченное время повлияет на загрузку комплекса как самостоятельной единицы оборудования и только на загрузку указанные составных частей как одиночных единиц оборудования, ввиду того, что комплекс является логическим объединением отдельных единиц одиночного оборудования.
- Переработка оборудования
При превышении планового режима оборудования появится дополнительное поле для указания причины переработки. Превысить 24часа\сутки нельзя. Поле является не обязательным, необходимо для отчетности в контролирующие органы.
Внесение отчета по оборудованию с множественной загрузкой образцов#
Если оборудование предполагает одновременную обработку нескольких независимых образцов, то дополнительно необходимо указать количество образцов задействованных в данном измерении. В поле "Примечание" автоматически будет внесено количество обработанных образцов.
Максимальное количество одновременно обрабатываемых образцов задается в настройках данного оборудования.
Если в систему уже внесена запись об использовании этого оборудования на данную дату, то есть возможность указать является ли данная запись независимой или измерение данных образцов производилось совместно с уже существующей записью.
Совет
Пример: Берем условный прибор с возможностью одновременной загрузки 10 образцов. В рамках одной заявки в нем обрабатывалось 7 образцов, тогда при заполнении отчета по второй заявке будет доступен для выбора данный временной слот еще на 3 образца. Если в нем обрабатывались все 10 образцов, то временной слот (техническая возможность загрузки) считается полностью утилизированным и меню для выбора не появится.
При использовании данного механизма подразумевается, что образцы были загружены одновременно и обрабатывались одинаковое количество времени. Поле "Затраченное время" автоматически будет заполнено значением из выбранного временного слота.
Вкладка "Расходные материалы"#
На этой вкладке заполняются потраченные в процессе исследования расходные материалы. Есть возможность учесть траты расходных материалов потраченных как отдельно, так и в связке с конкретным оборудованием.
Дата
Расходный материал
- Расходный материал выбирается из наличествующих остатков в подразделении.
Использовано
- Укажите количество и единицу измерения использованного расходного материала. Доступны все учетные единицы измерения заданные в свойствах расходного материала.
На оборудовании
- Если использование расходного материала имеет непосредственное отношение к использованному оборудованию, то укажите с каким.
Примечание
- Примечание, при необходимости.
Вкладка "Рабочее время"#
На данной вкладке заносится список работ проведенных сотрудником по данному исследованию с датой и затраченным временем.
Дата
Затраченное время
- Укажите продолжительность выполнения работ.
На оборудовании
- Если работа сотрудника непосредственно связана с использованным оборудованием, то укажите с каким.
Внимание
Если указывается связь с оборудованием в поле "На оборудовании", то затраченное время можно указать только в минутах. Если была выбрана единица измерения "час", она автоматически заменится на минуты. Будьте внимательны!
Совет
Например: для исследования оборудование использовалось 2 часа, из которых сотрудник загружал образец и настраивал оборудование 15 минут, а в остальное время непосредственный присмотр за оборудованием не требуется и выполнялась иная работа. В отчет заносится: в раздел приборного времени запись о 2 часах работы оборудования, а в раздел рабочего времени - 2 записи: в 15 минут привязанная к оборудованию и в 1 час 45 минут не привязанная на выполнение иной работы.
Примечание
- Опишите характер выполняемых в данный отрезок времени работы. Поле обязательное к заполнению.
Вкладка "Результаты исследования"#
На данной вкладке загружаются все файлы являющиеся результатами выполненных работ по исследованию и предназначенные для передачи пользователю, автору заявки. Вкладка представляет собой мастер для загрузки файлов.
Перетащите необходимые файлы на окно системы или выберите их через стандартный диалог операционной системы. Возможно выбрать как одиночные файлы, так и папку с содержимым. Сразу после выбора загрузка файлов в систему не начинается. При необходимости, еще раз проверьте верно ли выбраны файлы для загрузки, отметьте необходимые (или все) и нажмите кнопку Загрузить выбранные. Начнется загрузка файлов.
Статус "Загружен"
После загрузки в систему, файл имеет статус "Загружен" и должен быть обработан системой, при этом обработка может занимать длительное время. После обработки, он изменит статус на "Доступен для заявителя".
Изменение статусов на странице
Визуальное изменение статуса происходит только после обновления страницы "вручную".
Завершение работ#
После завершения работ и заполнения отчета, нужно отметить окончание работ нажав кнопку Работы завершены в карточке заявки или списке исследований по проекту. При необходимости, можно вернуть заявку в работу пока заявка не закрыта заявителем.
После этого, заявитель должен принять результаты и закрыть заявку.