Заполнение оборудования в подразделения

Важно

Для того, чтобы избежать дублирования, вызванного занесение данных про оборудование (марка, модель, наименование производителя) различным образом (сокращения, опечатки), в RIMS существует общий справочник оборудования. Он представляет из себя справочник всех возможных моделей оборудования общий для всех подразделений СПбГУ. Запись в общем справочнике оборудования содержит только информацию о марке, модели, производителе, стране происхождения и не предназначены для инвентарного учета.

Как первоначальное заполнение, так и последующее внесение необходимых позиций в общий справочник осуществляется администратором RIMS после проверки данных.

Учёт инвентарных единиц оборудования осуществляется в разделе Организация ‣ Каталог оборудования подразделений:

Каталог оборудования подразделений

Примечание

Если пользователь является сотрудником нескольких подразделений то для удобства работы с оборудованием только одного подразделения можно воспользоваться глобальным переключателем (??) в левом углу главного меню.

Глобальный переключатель подразделения

Доступные возможности:

  • Добавление / удаление оборудования в каталог.
  • Просмотр карточки оборудования
  • Включение / отключение оборудования (возможность указать настраиваемый дополнительный статус, например ремонт или техническое обслуживание)
  • Вывод оборудования из эксплуатации

Добавление оборудования в каталог

Для того чтобы добавить оборудование в подразделение перейдите в раздел Организация ‣ Каталог оборудования подразделений и нажмите кнопку Добавить новое оборудование. Откроется форма добавления нового оборудования:

Форма добавления нового оборудования

Примечание

Обратите внимание, что предлагаемые к заполнению поля с информацией по оборудованию, для удобства, сгруппированы в несколько вкладок. Однако форма не является последовательным мастером и заполнять вкладки можно в любой последовательности, а кнопку Сохранить необходимо нажать только после заполнения всех необходимых полей на всех вкладках.

Рассмотрим некоторые поля формы более подробно:

Тип оборудования

На данный момент в системе представлены 3 типа оборудования:

Одиночное
Основной тип оборудования в RIMS. Предназначен для любого прибора или значимой его части.
Групповое
Предназначен для управления несколькими единицами одинакового оборудования.
Комплекс
Предназначен для объединения нескольких разнообразных единиц оборудования в одну логическую.

Добавление одиночного оборудования

Оборудование в каталоге
Позиция в общем каталоге оборудования которая определяет наименование, марку, модель, наименование производителя и страну происхождения (поля влияющие на аналитику) данной инвентарной единицы.
Отображаемое наименование
Наименование удобное для использования в данном конкретном подразделении. Не влияет на аналитику. может совпадать с наименованием в общем каталоге оборудования. Для быстрого заполнения данного поля аналогично с позицией в общем каталоге воспользуйтесь кнопкой, с иконкой «Копировать», в правой части поля.
Основное фото оборудования
Используется при выгрузки информации из RIMS во внешние источники, с целью упростить поддержание списка оборудования подразделения в актуальном состоянии путем редактирования в одном месте и последующей синхронизацией данных через API. Например веб-сайт подразделения.
Уникальное прибор
Метка для учета в аналитике.
Публиковать оборудование для …
Управляет тем, будет ли информация о данном оборудовании выгружаться во внешний источник и какой.
Необходима постановка на учет во ФСТЭК
Метка для учета в аналитике.
Вкладка «Основная информация» формы добавления оборудования
Структурное подразделение
Определяет структурную принадлежность добавляемого оборудования.
Вкладка «Документы на оборудование»
Предназначена для загрузки, хранения и удобного доступа к различной документации по оборудованию.
Вкладка «Документы на оборудование» формы добавления оборудования
Режим работы оборудования
Определяет максимальный теоретически возможный режим работы оборудования. Совместно с фактической загрузкой, заполняемой через отчеты о проделанной работе определяет процент загруженности оборудования. Процент загруженности оборудования используется в аналитике и отчетности в контролирующие органы. Следует также отметить, что в отчетах по исследованиям невозможно занести суммарную загрузку больше чем определяет график на данный день.
Возможность самостоятельной работы
Определяет возможность самостоятельной работы на оборудовании заказчика исследования.
Возможность работы в выходные дни без участия оператора
Определяет возможность работы оборудования без оператора.
Возможность работы с несколькими образцами одновременно
Определяет возможность обрабатывать несколько образцов, по разным исследованиям, одновременно, а так же их количество. Если задать, то при заполнении отчета по исследованию появиться возможность выбрать является ли данная загрузка прибора новой или уже существующая в другом исследовании.
Вкладка «График работы» формы добавления оборудования
Вкладка «Финансовая информация»
Заполняется данными бухгалтерского и инвентарного учета. Используется для расчета себестоимости исследования.
Вкладка «Финансовая информация» формы добавления оборудования
Вкладка «Расходные материалы»
Позволяет задать расходные материалы используемые оборудованием для автоматического учета при заполнении отчета по исследованию и расчета стоимости услуг.
Вкладка «Расходные материалы» формы добавления оборудования
Вкладка «Дополнительная информация»
Содержит поля с описательной информацией об оборудовании для выгрузки на внешние источники.
Вкладка «Дополнительная информация» формы добавления оборудования

После того, как все необходимые поля будут заполнены нажмите кнопку Сохранить.

Добавление группового оборудования

Вкладка «Основная информация»
Количество
Основное отличие при добавление группового от одиночного это необходимость заполнить количество единиц однотипного оборудования в группе.

Добавление комплекса

Комплексное оборудование это логическое объединение нескольких одиночных приборов. Поэтому, прежде чем создавать комплекс, занесите его составные части как одиночные.

Основное отличие при добавление группового от одиночного это новая вкладка «Состав комплекса» и отсутствие вкладки «Финансовая информация» т.к. эти данные берутся из составных частей комплекса.

Добавление комплексного оборудования
Вкладка «Состав комплекса»
Выберите и добавьте все необходимые составные части комплекса.
Вкладка «Состав комплекса»

Включение/отключение оборудования

Оборудование всегда создается в выключенном состоянии. Для того, чтобы оборудование можно было использовать в RIMS его необходимо включить. Перейдите в раздел Организация ‣ Каталог оборудования подразделений и нажмите кнопку Вкл/Выкл около необходимого оборудования.

Включение оборудования

Откроется форма изменения статуса оборудования.

Форма изменения состояния оборудования

В форме будет указано новое состояние для оборудования. При необходимости, можно указать дополнительный статус, например в ремонте.

Обязательно нужно указать наименования документа, на основании которого изменяется состояния оборудования (например: для нового оборудования — это может быть акт ввода в эксплуатацию;), дату изменения состояния и приложить скан документа обоснования.

Поле «Комментарий» заполняется при необходимости.

После того, как все необходимые поля будут заполнены нажмите кнопку Сохранить.

Включение/отключение группового оборудования

У группового оборудования есть особенность при изменении состояния заключающаяся в том, что есть возможность изменить состояние каждой отдельной составной единицы группы независимо.

Форма изменения состояния группового оборудования

Просмотр карточки оборудования

Перейдите в раздел Организация ‣ Каталог оборудования подразделений и нажмите кнопку Подробнее около необходимого оборудования для просмотра карточки оборудования.

Карточка оборудования

Редактирование оборудования

Перейдите в раздел Организация ‣ Каталог оборудования подразделений и нажмите кнопку Редактировать около необходимого оборудования для изменения информации.

Откроется форма Аналогичная форме добавления нового оборудования. Внесите необходимые изменения и нажмите кнопку Сохранить.

Вывод оборудования из эксплуатации

Для выключенного оборудования доступна возможность вывода из эксплуатации.

Вывод из эксплуатации
Вывод из эксплуатации