Настройка подразделения#

Раздел управляющего меню Организация → Структура подразделений позволяет:

• задавать структуру подразделения;

• настраивать возможность подачи заявок в подразделение;

• настраивать контактные данные подразделения;

• настраивать поведение модулей в рамках данного подразделения;

• управлять сотрудниками подразделения;

• назначать сотрудникам роли;

• управлять нормативными документами подразделения (регламенты, пользовательские соглашения);

• управлять адресами подразделения.

Настройка структуры подразделения#

Структура подразделения может как повторять реальную (административную/кадровую), так и отличаться, в зависимости от служебной необходимости, разграничения заявок, оборудования и прав доступа сотрудников (например отделы, лаборатории).

Логическая структура подразделения может содержать как отделы одного уровня, так и вложенные.

Для создания нового отдела в подразделении (или подразделения в организации) в разделе "Структура подразделений", напротив подразделения/организации, для которого требуется добавить отдел/подразделение нажмите кнопку ДЕЙСТВИЯ и выберите пункт меню добавить подразделение.

Будет открыта форма добавления нового подразделения.

Заполните необходимые поля такие как: наименование, краткое наименование и описание подразделения, а также укажите разрешена ли возможность подавать заявки на исследования в данное подразделение и для каких пользователей системы:

• всем пользователям - всем зарегистрированным пользователям RIMS;

• только сотрудникам ЦКП - только сотрудникам организации во всех подразделениях;

• только сотрудникам данного подразделения;

после чего нажмите кнопку ДОБАВИТЬ.

Чтобы отредактировать основную информацию о подразделении в разделе Структура подразделения, напротив требуемого подразделения, нажмите кнопку ДЕЙСТВИЯ и выберите пункт меню редактировать.

Добавления/удаление руководителя в подразделение#

Чтобы добавить заместителя руководителя/и.о. руководителя (данное действие доступно администраторам или текущим руководителям в подразделении) в верхнем меню выберите пункт Структура подразделений, после чего напротив требуемого подразделения нажмите кнопку ДЕЙСТВИЯ и выберите пункт сотрудники.

Нажмите кнопку ДОБАВИТЬ, после чего, в открывшемся модальном окне, в поиске, найдите требуемого сотрудника и выберите в поле Группа прав доступа роль Руководитель подразделения. Нажмите ДОБАВИТЬ для завершения добавления руководителя.

Чтобы удалить заместителя руководителя/и.о. руководителя, нажмите кнопку удалить роль на роли Руководитель подразделения в столбце Назначенные роли в подразделении.

Добавление/удаление сотрудников в подразделение#

Для добавления сотрудников подразделения (данное действие доступно администраторам или текущим руководителям в подразделении) в верхнем меню выберите пункт Структура подразделений, после чего напротив требуемого подразделения нажмите кнопку ДЕЙСТВИЯ и выберите пункт сотрудники.

Нажмите кнопку ДОБАВИТЬ, после чего, в открывшемся модальном окне, в поиске, найдите требуемого сотрудника и выберите в поле Группа прав доступа требуемую роль для добавляемого сотрудника. Нажмите ДОБАВИТЬ для завершения добавления сотрудника.

Чтобы удалить сотрудника нажмите кнопку ДЕЙСТВИЯ и выберите пункт удалить .

Изменение роли сотрудника#

Изменить роль сотрудника можно следующими способами:

• Чтобы добавить новую роль, повторно добавьте сотрудника в подразделение с нужной ролью.

• При наличии двух и более ролей появляется возможность удаления роли. Для этого нажмите на иконку "удалить роль".

• Если роль одна и требуется ее изменить, можно удалить сотрудника из подразделения и добавить заново.

Чтобы изменить список доступных пользователю шаблонов для исследования, нажмите кнопку доступ к шаблонам в меню пользователя. В открывшемся модальном окне выберите необходимые и нажмите кнопку СОХРАНИТЬ.

Ролевая модель в подразделении#

Роль сотрудника в подразделении влияет на его административные права.

• Сотрудник подразделения - базовая роль, минимальный набор прав.

• Ответственный сотрудник - Может согласовывать заявки на исследование. Не может назначать ответственного за исследование.

• Управляющий сотрудник - Может распределять заявки на других сотрудников. Не может согласовывать заявки.

Функциональность ролей так же тесно связана с видимостью шаблонов.

• Пользователь с ролью "Ответственный сотрудник" и без доступа к шаблону - не увидит поступившую заявку по этому шаблону и не сможет ее согласовать.

• Пользователь с ролью "Сотрудник подразделения" и с доступом к шаблону - увидит заявку, но т.к. не обладает дополнительными административными правами, не сможет самостоятельно взять ее в работу, если не она согласованна.

• Если у сотрудника отсутствует доступ к шаблону, он не может быть назначен исполнителем по подобной заявке.

Это позволяет гибко настраивать ответственных по определенным направлениям или задачам. Встроенная роль "Сотрудник подразделения" подразумевает фактическое выполнение исследований и занесение в систему данных по затраченным ресурсам. По умолчанию, распределение нагрузки и назначение ответственного за заявку сотрудника выполняет руководитель подразделения. В зависимости от административной необходимости, возможность назначать ответственного сотрудника может быть делегирована с помощью ролевой модели.

Следующие пункты меню подразделения появляются только при наличии включенного и настроенного сервиса Кадры

Режим работы#

Просмотр, согласование или отклонение графика работы, заполненного сотрудником подразделения или сотрудником кадровой службы.

Отпуска#

Просмотр, согласование, отклонение, добавление и удаление отпусков сотрудников подразделения, которые еще не были подтверждены сотрудником кадровой службы.

Больничные#

Просмотр больничных листов, добавленных сотрудниками подразделения.

Командировки#

Просмотр, согласование, отклонение, добавление и удаление отпусков командировок сотрудников подразделения, которые еще не были подтверждены сотрудником кадровой службы.

Добавление документов в подразделение#

Чтобы добавить документы в подразделение, воспользуйтесь одним из следующих способов:

• Через раздел “Структура подразделений”:

  • Найдите нужное подразделение

  • Нажмите на кнопку ДЕЙСТВИЯ

  • Выберите пункт документы

• Через карточку подразделения:

  • Откройте карточку подразделения

  • Перейдите в меню подразделения

  • Выберите пункт Документы подразделения

Нажмите кнопку ДОБАВИТЬ.

В открывшемся окне заполните следующие поля:

• Выберите тип документа

• Укажите название

• Загрузите файл

• Настройте свойства документа:

  • Общедоступный документ (для интеграции с внешними ресурсами)

  • Требуется согласие с данным документом в форме подачи проекта при выборе подразделения

После заполнения всех данных нажмите кнопку ДОБАВИТЬ.

Настройки подразделения#

Чтобы перейти в настройки подразделения, воспользуйтесь одним из следующих способов:

• Через раздел “Структура подразделений”:

  • Найдите нужное подразделение

  • Нажмите на кнопку ДЕЙСТВИЯ

  • Выберите пункт настройки

• Через карточку подразделения:

  • Откройте карточку подразделения

  • Перейдите в меню подразделения

  • Выберите пункт Настройки подразделения

В настройках подразделения доступны следующие основные вкладки:

• Общие настройки

  • Разрешить подачу заявок в подразделение (регулирует доступность подразделения как исполнителя заявок на исследования, при добавлении его в проект):

    • всем пользователям

    • только сотрудникам ЦКП

    • только сотрудникам данного подразделения

• Настройки модулей

  • Блок "Проекты"

    • Информационное сообщение (текст, который отображается под наименованием подразделения при его выборе в форме подачи проекта.)

      При заполнении данного поля у корневого подразделения, этот текст будет отображаться всегда для всех вложенных подразделений.

    

    • Отображать "Информационное сообщение (общее)" при печати карточки заявки (при наличии)

    • Отображать "Информационное сообщение" при печати карточки заявки

    

    • Отображать блок с местом для подписания заявки (фио + подпись) при печати карточки заявки

    • Описание планируемых работ в подразделении (включает или отключает обязательный текстовый блок при подаче проекта в данное подразделение, как в случае создания нового проекта, так и в случае добавления подразделения из карточки уже существующего)

    • Видимость затрат в рамках проекта (влияет на видимость затрат по проекту руководителями других подразделений в карточке проекта):

      • Только свои подразделения

      • Плановые затраты руководителям других подразделений

      • Фактические затраты руководителям других подразделений

      • Все затраты (фактические + плановые) руководителям других подразделений

        

  • Блок "Заявки на исследования"

    • Обязательный лимит количества планируемых заявок на исследования при подаче проекта (переключает с обязательного указания количества работ на безлимитное. Подробнее про согласование работ по проекту)

    • Опция выше не распространяется на сотрудников подразделения (относится к настройке "Обязательный лимит количества планируемых заявок на исследования при подаче проекта")

    • Запрет подачи заявок в проект сотрудниками подразделения, если они не являются участниками проекта, включая на основе шаблонов для внутреннего использования

    • Занесение образцов за один раз (при включенной опции, на этапе заявки на исследования "Поступление образцов", внесенное количество всегда будет равно заявленному в данном исследовании, без возможности изменения)

      

      

  • Блок "Логистика" (отображается, если включен сервис Логистика)

    • Не требовать согласования новой даты от заявителя при изменении даты доставки (позволяет подразделению самостоятельно перенести дату доставки, без согласования с заявителем)

• Контактная информация

  • Общая контактная информация (с заполненным полем, в карточке проекта название подразделения становится кликабельным. При нажатии откроется модальное окно с контактными данными.)

  • Отображать общую контактную информацию

  • Отображать контакты руководителя подразделения

  • Отображать контакты иных руководителей подразделения

  

  

• Статусы заявок

  В разделе доступна настройка собственных дополнительных статусов для проектов

  

Каждая из этих настроек позволяет гибко настроить работу подразделения под конкретные задачи организации.

Адреса подразделения#

Данный пункт в меню ДЕЙСТВИЯ или в меню подразделения в карточке проекта будет доступен только при включенном сервисе Логистика.

Подробнее о настройках адресов можно прочитать тут.